朝、今日やることの一覧を開く。毎月、請求書の明細を見る。講義が終わったら、報告書に出席人数を入れる。福岡で動画制作やスクールの仕事をしている私の事業では、こうした事務の下準備にAIを使っています。
毎回その場で頼む作業もあれば、決まった時刻に自動で動く作業もあります。AI活用というと、チャット画面で質問したり、文章を書いてもらったりする場面が浮かぶと思います。私が仕事に組み込んでいるのは、その先の部分です。前日までの記録や表を読み、必要なものを集め、私が見て判断できる形にするところまで任せています。
この記事では、実際に動かしている作業と、人が担当している部分を紹介します。導入前後の作業時間は計測していないので、「何時間減った」という話はしません。ここで紹介する数字は、記録がある日数や、対象にしているチャット・取引先の数です。
私の事業でAIに任せていること
今使っている仕組みを、仕事ごとに並べるとこうなります。前半がAIや自動処理のすること、後半が私のすることです。
- 毎朝のTODO: 未完了・持ち越し・予定をまとめる。私は今日取り組む順番を決める
- 返信漏れの知らせ: 相手の発言で止まったやり取りを見つける。私は内容を読み、返信を書く
- 月次の請求書: 表から明細を組み、合計を別の計算で照合する。私は明細を読んで、取引先に送る
- 講義の運営報告: 下書きを作り、書式の抜けを点検する。私は出席人数を伝え、最後に読んで送る
- 記録漏れの候補出し: 決めたこと・金額・期限・約束を抜き出す。私は翌朝に見て、正式な記録に移す
- このブログ: 毎朝、記事の下書きを作る。私は文章を直す（公開は予定日に自動）
AIに任せるのは下準備までで、最後に判断するのは私です。この分け方は、六つとも同じです。
どの作業も、何を材料にして、何を出してほしいかが決まっています。請求書なら元になる表と明細、報告書なら講義の情報と決まった書式です。小さな事業のAI活用には、こうした繰り返しの事務が向いていると私は思っています。出来上がりを見たときに、自分が「これで使える」と判断できるからです。
毎朝7時15分に、今日のTODOを作る
毎朝のTODOづくりは、7時15分に自動で動きます。前日までの未完了、持ち越しの一覧、カレンダーをまとめて、今日の一覧を作ります。
予定だけを見ても、昨日終わらなかった仕事は分かりません。昨日のTODOだけを見ても、今日の予定は分かりません。そこで、別々に置いてある情報を朝の一覧に集めています。自分が朝に見る前に、この下準備を済ませています。
私がするのは、出来上がった一覧に目を通して、その日の順番を決めることです。予定が入っている時間と、今日進めたい仕事を見ながら決めます。集めた項目は、全部が今日の仕事になるわけではなく、順番をつけるための材料です。
2026年3月21日から10月11日までで、179日分のTODOが残っています。
自社で同じことを試すなら、材料は「前回の未完了」「持ち越し」「今日の予定」から考えられます。最初に整理したいのは、AIへの頼み方より、それぞれをどこに記録しているかです。昨日の未完了がどこにも残っていなければ、翌朝に拾う材料もありません。
返信漏れは、止まったやり取りを知らせる
取引先とのチャットは、5つを対象にしています。相手の発言で止まったまま2日を超えたやり取りを見つけ、自分宛てに知らせる仕組みです。
任せているのは、返信が必要なやり取りを探すことです。返信文は、自分で書いています。チャットを見張る仕事と、相手に返事を送る仕事は別のものです。私の場合は、知らせを受け取ってから会話を読み、何を返すかを決める流れにしています。
動かした初日に、2件見つかりました。
条件を「相手の発言で止まっている」としているのは、単に古い会話を全部拾うと、自分が返事を待っているものも混ざるからです。どちらの発言で止まっているかまで見て、私が読む対象を絞っています。
自社で取り入れるなら、「返信漏れを防ぎたい」という希望を、知らせる条件に置き換えます。どのチャットを対象にするか。何日たったら知らせるか。誰に知らせるか。私の仕組みでは、それが「5つ」「2日を超えたら」「自分宛て」です。
月次の請求書は、明細を組んで別の計算で照合する
月次の請求書では、動画制作を請けている取引先2社分を扱っています。毎月、表から明細を組み、会計ソフトで請求書を作ります。
この工程では、合計を別の計算でもう一度出して照合しています。AIが明細を組み、同じAIが合計を出して「合っています」と言っても、確認にはなりません。だから別の計算で出し直します。8月分は明細が42行ありました。毎月の足し算を目で追うだけでは見落としが出やすいので、照合は機械に任せています。
ただ、照合で分かるのは足し算が合っているかどうかまでです。8月分の請求書では、こんなことがありました。
その月に新しく作った動画が2本ありました。私がAIに伝えたのは「どっちも僕がつくったやつ」という一言です。私は「取引先向けに私が作った動画」のつもりでした。AIは「取引先とは関係なく、私が自分で作った動画」と受け取り、請求の対象外として2本を明細から落としました。別の計算での照合は、一致していました。落とした後の明細どうしで計算していたからです。
気づいたのは、発行された請求書を見た私でした。「入ってなくない？」と言って、送る前に直しました。
照合は、足し算の誤りは拾えます。入れるべき行が抜けたことは拾えません。そのため、私が見るのは合計ではなく、どの仕事がどの行に入っているかです。それを読んでから、取引先に送ります。
請求書のAI活用を相談するときは、完成した書類だけでなく、元になる表の見本も見せてください。取引先名や金額は伏せたもので構いません。普段どの表から明細を拾っているのか。合計をどう出しているのか。発行前に何を見ているのか。その流れが、仕組みを作る材料になります。
講義の報告書は、朝に下書きして終了後に仕上げる
動画スクールの講義では、運営報告の下書きにAIを使っています。講義のある日ごとに、朝に下書きを作り、講義の後に仕上げる流れです。
朝の時点で作れる部分と、講義が終わってから入れる部分を分けています。私が伝える情報の一つは、出席人数です。講義前にはまだ決まっていない数字なので、終了後に伝えます。
決まった書式に抜けがないかは、機械で点検します。書式を整える工程と、講義の内容を入れる工程は別。最後に報告書を読んで送るのは私です。
報告書をAIに任せるなら、始めるのは普段使っている書式からがよいと思います。自由に文章を作ってもらうより、どの欄に何を書くかが決まっているほうが、自分の仕事に当てはめやすいからです。毎週の報告であれば、先に書ける項目と終了後に入れる項目を分けて、担当者が最後に読む場所を決めます。
作業が終わったら、記録漏れの候補を出す
AIと仕事をしていると、やり取りの中で方針や期限が決まることがあります。その内容を後で使うには、正式な記録に移す作業が必要です。
私の環境では、AIとの作業が終わるたびに、決めたこと・金額・期限・約束を抜き出し、一覧にしています。2026年9月20日以降で、21日分の記録があります。
ここで作るのは、記録に移す候補の一覧です。翌朝、私が内容を見て、正式な記録に移します。やり取りの中には、提案した段階の話も、決まった話もあります。どちらも文章としては残っているので、一覧を読むときは、その話がどこまで決まったのかを見ます。これが、候補を抜き出す工程と、正式な決定として残す工程を分けている理由です。
TODOづくりが「今日の仕事を集める」作業なら、こちらは「後で使う情報を集める」作業です。どちらも、点在しているものを私が見られる一覧にするところを任せています。
自社で試す場合も、最初から正式な記録の更新までつなげず、候補を読むところから始められます。一覧にしてほしい項目を、決定・期限・担当など、自分の仕事で使うものに絞ってください。
このブログも、AIが下書きして人が直す
このブログ自体も、毎朝AIが下書きを作り、人が直して予定日に公開する仕組みで動かしています。下書きを作ることと、その文章を私の名前で出すことの間には、編集があります。
「AIで効率化できます」という説明だけでは、読者が自社の仕事に置き換える材料が足りません。TODOには何を集めるのか、請求書ではどこで計算するのか。そこまで書いて、はじめて自社の作業と比べられます。自分の仕事を紹介する記事では、実際にやっている範囲だけを文章にすることも、編集の仕事です。
結果が出なかった朝もあります
自動で動く仕組みでも、結果が出なかったことがあります。10月7日の記事には、毎朝のAIの自動処理が結果を出していなかった朝のことを書きました。
最初の報告は「保存の段で失敗した」でした。ところが記録を追うと、保存そのものが始まっていませんでした。前日に別の指示が拒否されたことを、今回の処理にも当てはめ、着手する前で止まっていたのです。このときは、原因の説明を2回直しています。詳しい経緯は、AIの自動処理が結果を出さなかった朝の記事にまとめています。
この朝に分かったのは、AIの報告をそのまま信じず、記録で確かめる人が要るということです。
人が確認する場所は、冒頭に挙げた六つです。TODOの順番を決める、返信を書く、請求書の明細を読んで送る、報告書を読んで送る、記録の候補を正式な記録に移す、ブログの文章を直す。どれも、最後に判断するのは人です。結果が出なかったときには、処理の記録を読む仕事も加わります。
自社で使う仕組みを考えるときは、出来上がったものを誰が読むかに加えて、出来上がらなかったときに誰が見るかも決めておくと、どう運用するかが具体的になります。
自社で始めるなら、毎週繰り返す作業を一つ選ぶ
私が最初の相談で知りたいのは、「どのAIを入れたいか」より、「毎週どんな作業をしているか」です。報告書をまとめる。表から明細を拾う。未完了の仕事を集める。その中から、毎回ほぼ同じ手順で行い、担当者が出来上がりを読める作業を一つ選びます。
相談前のメモには、次のことを書いてもらうと、話を具体的に進められます。
- 繰り返している作業と、その頻度
- 元になる表・メモ・予定を置いている場所
- 最後に作りたい書類や一覧
- 担当者が最後に見ている項目
その作業で使ってよい情報の範囲も、先に整理します。私の支援では、氏名・連絡先・住所などの個人情報は原則AIに入力しない前提で設計し、必要な場合は伏せ字にする手順を用意します。
仕事選びから社員の練習までの進め方は、AI導入支援で頼めることにまとめています。今回紹介した自分の事業での使い方とあわせて、検討の材料にしてください。
福岡AIクリエイティブのAI導入支援・AI研修では、業務の棚卸し、小さな自動化、仕組みづくりを相談できます。「毎週この表を報告書にしている」といった、今の作業からお聞かせください。サービスページの「30分相談を予約する」からご相談いただけます。
