「社員にもAIを使ってほしいけど、何から始めればいいんだろう」
そんなときに相談できるのが、AI導入支援です。AIを使う仕事選び、入力してよい情報の線引き、社員向けの練習、導入後の相談を通して、仕事で使えるようになるまでを支援します。
たとえば、毎週の報告書づくり。どこをAIに手伝わせるか決めて、使ってよい情報を整理し、社員が下書きを作って直せるところまで練習する。こうした進め方が考えられます。
この記事では、中小企業で社員にAIを使ってもらうための進め方を、具体例と一緒に紹介します。以下は支援内容を検討するための例です。
1．まずは、AIを使う仕事を一つ選ぶ
最初に決めたいのは「どの仕事で、何を楽にしたいか」です。
候補には、こんなものがあります。
- 毎週の報告書の下書き
- よくある問い合わせへの回答案
- 社内マニュアルの内容整理
選びやすいのは、繰り返し発生していて、担当者が出来上がりを確認できる仕事です。
報告書なら、「メモから文章を作るのに時間がかかる」ところをAIに手伝わせます。完成した報告書を全部任せる前に、まず下書きづくりから試してみるわけです。
相談するときも、「AIで効率化したい」に加えて、「毎週、作業メモを報告書にまとめるのが大変」と伝えると、使い方を具体的に考えやすくなります。
2．入力してよい情報を整理する
使う仕事が決まったら、その仕事のどんな情報をAIに渡すか考えます。
たとえば報告書には、お客様の名前、社内の数字、まだ公開していない計画などが含まれることがあります。そのまま入力してよいかを、社員一人ひとりの判断に任せると迷いが生まれます。
練習では、実際のお客様の情報を使わず、架空の内容に置き換えたサンプルを使う方法があります。実務で使う情報については、利用するツールの契約内容や社内の方針を踏まえ、入力してよいものと、事前に確認が必要なものを整理します。
社員には「気をつけて使って」だけで済ませず、具体例を伝えると分かりやすくなります。判断に迷ったとき、社内の誰に確認すればよいかも決めておきましょう。
3．社員が、自分の仕事で練習する
研修を頼むなら、操作説明に加えて、社員自身の仕事に近い練習ができるか確認してみてください。
報告書なら、入力してよい内容にしたメモを使って、次のように試せます。
① 誰に読んでもらう報告書か伝える
② メモを渡して下書きを作ってもらう
③ 足りない説明や違う表現を直してもらう
④ 最後に人が事実や数字を確認する
「このメモを、上司への週次報告にまとめて。完了したこと、困っていること、来週やることに分けて」
このように頼んでみて、結果を見ながら調整します。
一度で理想の文章が出なくても、追加で何を伝えればよいか分かれば、次の仕事でも使えます。うまくいった頼み方を社内で共有しておくのも役立ちます。
4．使い始めてからの困りごとを相談する
実際に使うと、「文章は作れるけど確認に時間がかかる」「何を入力すればよいか分からない」といった困りごとが見えてきます。
導入後の支援では、頼み方の見直しや、使う仕事の選び直しなどを相談する形が考えられます。
報告書づくりなら、下書きの速さだけでなく、直す時間も含めて負担が減ったかを確かめます。社員の感想も聞きながら、続ける使い方を決めていきましょう。
相談できる期間や回数、方法、追加対応の扱いは、契約前に確認しておくと安心です。
5．どこまで頼むかを決める
必要な支援は、会社の状況によって変わります。
- 何に使うか決まっていない：仕事選びから相談する
- 使いたい仕事がある：入力情報の線引きと、社員の練習を相談する
- 使い始めたが続かない：困っている場面をもとに、使い方を見直す
仕事選びから頼みたいのか、社員の練習を中心にしたいのか、その後も相談したいのか。今つまずいているところから考えると、必要な支援が見えてきます。
6．相談前は、この四つをメモしておく
最初から詳しい計画を作る必要はありません。
- 楽にしたい仕事：例「毎週の報告書づくり」
- 使う人数と経験：例「5人。AIを触ったことがあるのは2人」
- 今使っている道具：例「メール、表計算、社内チャット」
- 困っていること：例「書き始めるまでに時間がかかる」
まだ決まっていない項目は、そのまま相談して大丈夫です。
まずは、社員に試してもらいたい仕事を一つ書き出してみてください。それが、必要なAI導入支援を考える出発点になります。
支援内容を検討したい方は、AI導入支援・AI研修の内容と料金をご覧ください。
相談をご希望の方は、サービスページの「30分相談を予約する」から、今困っている仕事をお聞かせください。
