毎日同じ表を開き、「前日の実績が入ったか」「どの案件を先に見るか」を探していませんか。表を作る仕事より、表を見に行く仕事に時間がかかっていることがあります。
この作業を減らすなら、AIにいきなり「毎朝メールして」と頼む前に、確認したい一覧の形を決めます。今回は、制作案件の管理表を例に、一覧化と通知を分けて考える手順を紹介します。以下は架空の例であり、実際に導入した結果ではありません。
1．「上位」を何で決めるか、一つ選ぶ
「大事な案件を上から並べて」だけでは、売上が大きい順なのか、納期が近い順なのかが決まりません。
たとえば動画制作なら、まずは「未納品で、納期が近い案件を3件」に絞ります。必要な列は、案件ID、案件名、納期、状態、確認する人。個人名や顧客情報をAIへ渡す必要がなければ、仮の名前と数行の見本で設計できます。
同じ納期の案件が複数あるときの順序も決めます。納期、次に案件IDの順にするなど、何度見ても同じ条件で並ぶ形にします。納期が空欄の案件は、勝手な日付を入れず、確認が必要な別枠に置きます。
2．メールより先に、表の中で一覧を確かめる
最初から自動送信まで作る必要はありません。元の表を残し、確認用の表示で対象を絞ります。
Google スプレッドシートには、自分の表示だけに絞り込みや並べ替えを適用する「フィルタ表示」があります。共同編集の表なら、ほかの人の見え方を変えずに確認したいときの選択肢になります。
見本には、納品済み、未納品、同じ納期、納期が空欄の案件を混ぜます。期待する3件を先に自分で選び、できた一覧と比べてください。件数だけ合っていても、納品済みが混ざっていたら条件を直します。
3．「変更のお知らせ」と「毎朝の一覧」は分ける
セルが変わったら知りたいのか、毎朝まとめて読みたいのか。この二つでは、必要な仕組みが違います。
Google スプレッドシートの条件付き通知は、指定した範囲などの値の変更をきっかけにメールを送る機能です。一部の仕事用・学校用アカウントが対象で、すべてのアカウントで使えるわけではありません。通知はすぐ届かず、複数の変更が一通にまとまる場合もあります。
これを、そのまま「毎朝決まった時刻に上位3件を送る機能」と考えないようにします。定時の一覧が必要なら、集計する時刻、対象期間、送信先を決めたうえで、別の仕組みとして設計・確認します。最初は一覧を手動で読むだけでも、何が必要か分かります。
4．AIへの依頼は、まず設計と見本まで
依頼文は、たとえば次のようにします。
「架空の制作案件表を使って、未納品で納期が近い3件を確認する一覧を設計してください。同じ納期なら案件ID順にします。納期が空欄の案件は別枠にしてください。元の表は変更せず、必要な列と出力例を示してください。メール送信や外部サービスへの接続は、まだしないでください」
出てきた案では、対象の行、順番、空欄の扱いを確かめます。見本の確認が済んでから、実データを扱ってよい範囲や、通知の送り先を決めます。
5．通知の本文は、判断に要る情報だけにする
メールに表の全内容を貼る必要はありません。対象の日付、案件ID、納期、次に確かめることがあれば、見るべき場所を絞れます。氏名や金額などを含めるときは、受け取る人に見せてよい情報かも確認します。
送信を試す段階では、承認したテスト用の宛先で、本文と元の行が一致するかを見ます。通知が届いたことと、一覧が正しいことは別に確かめます。
まずは、何度も開いている表を一つ選んでください。そして「この表で毎回探しているもの」を一文にします。その一文を、同じ条件で作れる一覧に変えるところから始めると、AIに頼む範囲もはっきりします。
参考：Google公式ヘルプ（2026年10月21日確認）
データの並べ替えとフィルタ
https://support.google.com/docs/answer/3540681?hl=ja
条件付き通知を使用する
https://support.google.com/docs/answer/14099459?hl=ja
